物资设备成本目前在各工程施工企业中，均占项目成本的60-70%。因此，物资设备管理，是施工企业项目管理的核心之一，只有紧紧抓住这个核心，才能有效控制和降低项目工程成本，增加企业整体效益。

ERP系统是企业资源计划（Enterprise Resource Planning）的简称，它是建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层提供决策运行手段的管理平台。随着科技不断发展，传统的施工企业内部物资设备管理方式比较单一，且不能满足高速发展的经济社会的基本需求，因此，在施工企业物资设备管理中需要引进ERP系统。ERP系统能够实现信息技术与管理理论之间的相互融合，使得施工企业的物资设备管理能够迅速的实现从管理、计划、采购、出入库，到结算、盘存等流程的全面管控，在企业经济效益与工作效率的增长方面发挥着重要的作用。因此，将ERP系统与物资设备管理进行有机结合，是现代化施工企业的发展趋势。

物资设备管理，一是物资管理，二是设备管理。从蓝海建设集团公司物资设备管理的业务流程来界定分为标前调查、标后成本测算、项目税务筹划、目标成本制定、全面预算管理、合同采购、出入库管理、对账结算、盘点管理。

物资管理目前主要从以下五个部分：

一、计划、预算

1、材料需求总计划

项目开工后，集团公司工程部会对项目进行总策划，对项目的各个分项进行分解，汇总出项目各类材料需求总量，公司物资设备部根据材料需求总计划内的各种规格型号的材料进行初步摸底调查价格。

2、月采购计划

项目物资设备部每月26日填报材料月采购计划，填报时须选择对应月份的《进度计划调整》，ERP系统按《进度计划调整》自动分解下月本项目产值计划所需的材料数量，作为项目上报采购资金预算参考依据，项目物资设备部根据项目实际情况填报采购计划。单价按照各规格材料最近一次实际采购单价口径填报，各种材料所需的采购数量、金额编写完成后上报送审。

公司物资设备部每月28日对各个项目审批通过的材料月采购计划进行再次审核，审核完成后进行统计生成集团公司级的材料月度采购计划，并上报至采购中心总经理审批。

二、物资采购

1、价格调查

根据项目工程进度采购相关材料，采购的材料质量须遵照业主、监理的要求同时，依据ISO9001质量体系，逐一对各材料供应商及厂家的信誉、产品质量、供货能力进行实地考察，做到全方位评估，以确保采购材料的质量。

在选定供应商及厂家时，选择评估得分前三名的供应商及厂家进行综合性对比，对比须从采购单价、付款方式、供货商及厂家实力及信誉等五个方面进行综合对比，形成书面《材料调查明细表》并同时附供应商及厂家盖章的报价函，上报采购中心总经理处签批。

每周项目物资设备部须对所有持续进场材料进行周材料调查，监控材料价格，及时对材料进行调价，确保最低成本采购项目所需材料。

2、合同评审

确定供应商、厂家后，编制合同进行送审。编写合同时须注明材料的特殊性及功能性，合同主体内容分为材料价格明细（含规格型号）、材料定价方式（含材料调价方式）、发票管理、付款方式、质量要求、计量方案及附件（供应商：营业执照、开户许可证、一般纳税人证明、法人身份证；厂家：营业执照、开户许可证、一般纳税人证明、法人身份证、安全生产许可证），如采购的是成品混合料或专业性要求高的材料时须在合同内附上图纸。

送审前须在ERP管理系统的备注栏内进行本合同概述；上传相关材料调查表，在系统内须上传签批的调查明细扫描件及各个供应商或厂家的报价单。

在供货过程中如需调价、增量，同样须在ERP系统中进行送审，审批流程与主合同审批流程类同。编写调价补充协议时，须将通知单作为补充协议附件，通知单须项目物资设备部及项目经理签字确认；编写完成补充协议后进行ERP系统送审，在ERP系统中编写时须注意:评审明细表内的内容要与主合同一致，否则系统无法识别时同一种材料。

3、合同签订

签订合同时乙方除法定代表人外，其他代表人须持有授权委托书；原则上由对方先签字盖章，公司盖章前须对合同流程审批表、合同附件、合同版本、对方是否加盖骑缝章核查，确认无误 合同盖章完成后，公司物资设备部一份、档案室保存一份、项目物资设备部一份、乙方一份。

严格按照公司规章制度及经济权限表进行合同评审及签订。

4、合同登记

合同签订后，进行合同登记，后期的物资数据录入须从合同登记内读取。登记时需注意价格明细表内的厂家及备注栏，如后续此合同有调价增量的补充协议时，系统会根据材料名称、规格型号、单价、厂家栏内容、备注栏内容进行匹配，以上信息全部一致时系统会默认时同一种材料，则会对此主合同及补充协议内的这一种材料进行合并。

三、出入库管理

1、入库

（1）按吨计量的材料

安装地磅软件的项目，材料进场时直接进行过磅称重，地磅系统会把每车数据直接上传至ERP系统内，上传的数据中包含磅房、地磅、车辆的实时照片资料。如本批材料在签订合同时，定价方式按照某平台或按特定公式计算来作为定价的，需上传定价依据或公式。

未安装地磅软件的项目材料进场时进行过磅，磅单上需两人或两人以上人员签字确认，次日收集前一天磅单进行录入，一张磅单一条数据，数据录入后需拍照上传磅单作为入库凭证，如当日磅单过多，可编制明细表报项目物资设备部部长审核、项目经理审批后进行合并录入到系统内，签字确认后的明细表也需扫描上传至ERP系统内。

（2）其他计量方式的材料

采购的非称重计量的材料，收料员现场核验后，收料员、项目现场负责人、项目物资设备部部长在收料单上共同签字确认，及时录入系统，须将收料单拍照上传至ERP系统内。

（3）即进即出材料

即进即出材料例如商品混凝土、砖渣等材料，在办理入库时可点击是否直发，选择是后需选择材料所属分项，保存后系统会对直发材料进行直接出库，无须在出库内再次录入出库。

送货单、磅单、定价依据均须妥善保存，在对账、结算时须把对应的单据凭证一同存档。

2、出库

（1）混合料

安装地磅软件的项目，在混合料过磅时须选择对应的用料申请单，在过磅后自动分解出库及上传数据，上传的数据中包含了过磅时候磅房、地磅、车辆的影片资料。

未安装地磅软件的项目，材料出场时磅房人员收集磅单或方量单，单据上需两人或两人以上人员签字确认，次日收集前一天单据进行录入，一张单据一条数据，数据录入后需对混合料进行分解，并且需拍照上传单据作为出库凭证。如当日单据过多，可编制明细表报项目物资设备部部长审核、项目经理审批后进行合并录入到系统内，签字确认后的明细表也需扫描上传至ERP系统内。

（2）钢材

项目合同部根据每天施工情况进行结构物的钢材分解得取数量，项目物资设备部统计员根据项目合同部提供的数据进行出库，月底盘查时根据盘存后的数据进行调整。

（3）辅料

各个分项负责人每日根据现场施工使用的数量进行统计，报项目物资设备部统计员办理出库。

（4）即进即出材料

即进即出材料在办理入库时点击直发后就无需再办理出库。

四、结算管理

1、对账

依据合同确定的付款方式进行不定时对账。对账时数量金额须供应商确认后进行ERP系统送审，审批通过后打印出材料对账单，供应商签字确认后进行存档。纸质版签字确认的对账单、入库磅单由项目物资设备部保存。每次对账办理完毕后，供应商持有的与对账数量对应的原始单据必须收回项目物资设备部。

2、结算

每月23日在ERP系统进行中期结算办理，超时计入下月结算。在办理结算时需提前和供应商确认数量金额，送审前需把对应的签字确认的对账单进行扫描上传至系统内，审批通过后需供应商在纸质结算单上签字确认。在供货结束一个月内办理最终结算，办理最终结算时，附件资料须签字齐全，终期结算附合同及补充协议。结算资料一式四份，项目物资设备部存档一份、项目财务一份、公司物资设备部存档一份、乙方一份。

项目完工后，项目物资设备部存档的结算资料须全部移交回公司物资设备部，上报至档案室进行归档。

五、盘点管理

1、盘存

每月23日公司物资设备部对公司各项目库存材料进行现场盘点抽查；现场抽查的项目盘点由公司物资设备部人员、项目物资设备部、项目合同部、项目财务部组成月盘点小组；项目须将真实的盘存数据及时填报综合管理信息系统，砂石材料的数量换算数据以附件形式上传ERP系统。

对账实不相符的材料进行原因分析，汇报项目经理后上报公司分管领导，经分管领导审批同意后方可在ERP系统项目物资模块填写库存调整、报损或报废申请。

2、库存调整

物资库存调整，是指相同类别的材料因堆放搭接、配合比偏差、进料规格偏差或上料偏差，造成这个大类的材料中各小规格的材料日盘点实际结余数量和财务应结余数量不一致。因此，必须定期进行财务账面数量调整，以达到这个大类材料下各小规格的财务应盘数量和实际的实盘数量保持一致。

物资库存调整每次使用的材料库存调整表，必须一个大类材料使用同一张表。例如地材是一大类（这个大类下面的小规格可分为：水稳1-3、水稳1-2、水稳0.5-1、水稳石粉0-0.5、水泥砼1-3、水泥砼1-2、水泥砼05-1、沥青砼1-3、沥青砼1-2等等）；水泥是一大类（这个大类下面的小规格可分为：32.5、42.5、52.5等等）；钢材是一大类（这个大类下面的小规格可分为Φ6、Φ8、Φ10、Φ12等等）。因此，各项目部在物资库存调整时，不允许将不是一大类的材料，放到一张材料进行申报。

库存调整表上调整的是某些规格的材料，期末实际结余数量和财务账面应结余数量之间的差异；这些规格的材料需调整的数量相加减冲抵后，调整数量合计一定是0，不会出现这一大类材料总量的数量盘盈或盘亏。

物资库存调整必须遵循公司《规章制度》相关条款规定的库存调整方案流程去处理。

如果因某一小规格的材料期末实际结余数量，致使这一大类材料的期末实际结余数量总量，无法通过库存调整方案流程，使其与财务账面这大类材料期末应盘总数一致（即无法通过大类材料下的各小规格数量相加减抵消），就必须遵循公司《规章制度》相关条款规定的物资报损报废处理方案流程去处理。

3、报损报废

物资报损报废，是指材料因进货手续虚假、出库手续未办、含水量偏差等原因，造成材料期末实际结余数量小于财务账面应结余数量（小于是指无论是小规格材料，还是这一大类材料实际总量，都小于财务账面应盘数总量），必须上报公司，申请调小财务账面结余数量，以达到财务应盘数量和实际实盘数量一致目的。如因材料品质变化无法使用、项目阶段性完工需腾出场地等原因，需要处理变卖材料时，也适用此规定。

物资报损报废必须遵循公司《规章制度》相关条款规定的物资报损报废处理方案流程，严禁通过库存调整方案流程去处理。

通过以上规范的物资设备流程，我们就可以有效的控制项目施工成本，为项目及公司利润的最大化做出贡献。

信息化管理不仅要落实到公司的日常管理上，下一步，在对外工料机采购业务上也要加强信息化平台建设。通过信息化平台，保证工料机采购的行业性专业性和供应商资源真实可靠，同时能够提供完整的数据采集、分类、汇总和查询。我们计划用2个月时间进行工料机采购体系建设，搭建招投标的内外平台，通过完善的招投标平台，让我们的工料机采购更加公平、公开、高效，达到规范管理降本增效的目的。