财务入账严格把关 八项合一防控风险——2023年3月份管理主题
过去的几年,我们蓝海人团结拼搏、开拓进取,取得了一个又一个项目的成功,值得肯定!但发展没有一帆风顺的,在过去的几个月,也暴露出一些问题,合作项目多、回款不及时、结算数据不闭合、结算签字手续不完整、证据链缺失等等,都在提示着我们要严控发展中的风险,才能行稳致远!
一、财务入账严格把关
财务入账是把住经济成本的最后一道关,不仅需要反应真实业务,还要按财务规范要求,收集完整资料及附件,签字审批手续齐全,方能按对应科目挂账。否则,就会引起纠纷,引发风险。财务主管办理入账时,须严格审核合同、供应商、结算、扣款、发票、税率、签字、对方收条、承诺函的一致性,证据链齐全闭合,符合要求后方能办理入账。
总部财务对项目结算入账要进行复核、审查,尤其对于项目前十大供应商的结算。
二、八项合一防控风险
预算、合同、供应商、入库、出库、结算、发票、资金八项合一,数据逻辑一致,是真实反映业务的基础,也是防控虚假成本风险的保障。
1.预算≥合同,且合同中载明的供应商名称,在结算、支付时保持一致。
2.入库、出库、扣款与结算保持一致。
3.发票类型、税率与合同约定保持一致。
4.付款比例与合同约定比例保持一致。
5.总部责任是关键:分管领导对项目的成本负总责;部门领导对成本复核、检查负责;每月例会,分管领导要汇报重点项目的成本管控情况;每周要专题解决一个项目,形成月报。
6.八项合一的数量合一,图纸、清单工程量、结算项目、结算数量、结算单价、结算总价、质量保证金、扣款、发票、税率、已付款、应付款数量合一。
7.明确结算签字人员、时间,由合同约定的权限人员按月办理结算,审批签字齐全,提交财务入账。重点项目、重点供应商的结算,由总部下达指令方可办理。
三、分责催收应收账款
1.在建项目:加强全面预算统筹,各项目间综合平衡,以收定支,收支平衡。
2.完工项目:分管领导加大催收力度,上门催收。
3.个人借款:全部清零,以后严格审批,一般事项办理不再借款。如特殊情况需要,总额控制在5万元以内。
四、客户拜访跟踪项目
1.列出270个已完或在建项目业主名单,按区域进行划分,各区域排出拜访计划。
2.各区域分管领导拜访客户时,收集各地近期项目投资计划。
3.从投资计划中筛出优质项目,做出几套方案,与业主对接。
4.开标项目:每月编列开标计划清单,每周进行标前成本测算、商定报价策略,每周进行未中标原因分析。
每个员工的权责都是有边界的。边界内有权有责,履职尽责,扛起责任;边界外无权有责,不得超越,但须体察报告,统一决策!